Neste guia, você aprenderá a preencher corretamente a planilha modelo utilizada na funcionalidade de Matrículas em lote. Para saber como importar a planilha após o preenchimento, consulte o artigo Como utilizar a funcionalidade de matrículas em lote.
Conhecendo a planilha modelo
Para obter a planilha modelo, clique em Baixar planilha modelo na etapa de importação da funcionalidade. A planilha é composta por duas abas:
- Regras e boas práticas: reúne as orientações de preenchimento da planilha.
- Curso curricular (faculdades): aba onde a lista de alunos deve ser preenchida.
Na aba de alunos, a primeira linha traz o nome de cada coluna e a segunda linha descreve o que deve ser informado em cada campo. Os dados dos alunos devem ser preenchidos nas linhas seguintes, um aluno por linha. Algumas colunas possuem seletores: nesses casos, escolha uma das opções disponíveis.
Planilha modelo de Matrículas em lote
IMPORTANTE! não altere a estrutura da planilha. Excluir, renomear ou adicionar colunas e abas torna o arquivo incompatível com a ferramenta.
As colunas estão organizadas em quatro blocos, descritos a seguir.
01. Ciclo letivo, dados do aluno e informações sobre o curso
O primeiro passo é informar o ciclo letivo em que a matrícula será realizada. Em seguida, preencha os dados do aluno (todos os campos são obrigatórios) e as informações do curso em que ele será matriculado: segmento, nome do curso, modalidade, turno (selecione uma opção no seletor) e período curricular (selecione um período de 1 a 12).
Colunas de ciclo letivo, dados do aluno e curso
2. Plano de pagamento
Configure a pré-matrícula, se houver, informando a data de vencimento, o valor da parcela e a quantidade de parcelas. Caso não exista pré-matrícula, deixe esses campos em branco.
Em seguida, informe a data de vencimento da primeira mensalidade, que servirá de referência para as demais parcelas (considerando dias úteis), o valor da mensalidade (sem considerar descontos) e a quantidade de parcelas do ciclo letivo selecionado.
Colunas do plano de pagamento
3. Descontos e bolsa integral
Informe se o aluno é bolsista integral, selecionando "Sim" ou "Não" na coluna correspondente. Caso selecione "Sim", os descontos individuais informados na planilha serão desconsiderados.
Também é possível configurar até 3 descontos, informando o valor e a data de vencimento de cada um (data limite para aplicação do desconto).
Colunas de bolsa integral e descontos
4. Dados do responsável financeiro
Informe os dados do responsável financeiro, como nome completo, CPF, informações de contato e endereço. Caso o aluno seja o próprio responsável financeiro, repita os dados informados anteriormente no cadastro do aluno.
Figura 23 – Colunas de dados do responsável financeiro
Boas práticas
O que devo fazer?
- Garantir que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos.
- Assegurar que os dados cadastrados estão corretos e são verdadeiros.
- Manter o padrão estrutural da planilha.
O que não devo fazer?
- Excluir abas ou colunas.
- Utilizar formatações fora do padrão estabelecido no documento.
- Deixar campos obrigatórios sem preenchimento.
- Alterar ou adicionar itens nos seletores presentes nas colunas.
Planilha de correção
Quando houver alunos com pendências, é possível baixar uma planilha de correção durante a importação (etapas Visualizar alunos e Resumo) ou ao final do processamento, em caso de erro parcial. Essa planilha contém apenas os alunos que precisam de ajustes:
- os campos com erro são destacados em vermelho;
- o motivo de cada inconsistência é descrito na coluna de erro, ao final da planilha.
Corrija as informações seguindo as orientações deste guia e realize uma nova importação utilizando a mesma planilha de correção baixada