Sobre a funcionalidade

No ensino superior, é comum que cursos e turmas iniciem em diferentes datas ao longo do ano, o que gera entradas recorrentes de novos alunos. Nesses cenários, cadastrar cada estudante individualmente, por meio do formulário de contrato individual, pode tornar o processo demorado e aumentar o esforço operacional da equipe.

Pensando nisso, a Plataforma Meu Arco disponibiliza a funcionalidade Matrículas em lote, exclusiva para faculdades, que permite criar diversas matrículas de novos alunos em uma única operação, por meio da importação de uma planilha padrão. Além de agilizar o cadastro, a funcionalidade conta com validações automáticas e permite corrigir os dados diretamente na plataforma, reduzindo inconsistências antes da criação dos contratos.

A funcionalidade é indicada principalmente para instituições que:

• Operam em autosserviço e não possuem ERP integrado ao isaac;
• Possuem cursos ou turmas com entradas recorrentes, exigindo a inclusão frequente de novos alunos.

Como acessar a funcionalidade

A funcionalidade foi incorporada a funcionalidade de Campanhas de Rematrícula, que passa a se chamar Campanhas de Matrícula. Para acessá-la, navegue até Central de Matrículas > Campanhas de Matrícula.

Figura 1 – Card Campanhas de Matrícula na Central de Matrículas

Ao acessar, duas opções de operação serão exibidas:

Rematrículas: utilize esta opção para realizar a rematrícula de alunos já vinculados à instituição, promovendo-os para um novo período letivo. Esta opção encaminha para a área de campanhas de rematrícula, que não sofreu alterações.

Novas matrículas: utilize esta opção para criar matrículas de novos alunos em lote, por meio da importação de uma planilha.

Selecione a opção desejada e clique no botão Próximo.

Figura 2 – Seleção da operação desejada

Importante: a funcionalidade é destinada exclusivamente à criação de contratos para alunos que nunca estudaram na instituição. Não é possível utilizá-la para adicionar contratos a alunos já existentes nem para realizar rematrículas. Nesses casos, utilize o fluxo de Nova Matrícula ou uma Campanha de rematrículas, conforme a situação.

Passo a passo da importação

A importação é dividida em quatro etapas, exibidas no topo da tela: Selecionar planilha, Vincular produtos, Visualizar alunos e Resumo.

1. Importando planilha

Caso ainda não tenha preenchido a planilha, clique em Baixar planilha modelo para fazer o download do arquivo de referência. Após o preenchimento, clique em Selecionar planilha para importar o arquivo do seu computador.

Figura 3 – Tela de importação da planilha

Erros na importação

Caso exista alguma inconsistência no arquivo, uma mensagem de erro será exibida na tela. Os cenários possíveis são:

Figura 4 – Mensagem de erro de compatibilidade

Figura 5 – Mensagem de erro de alta volumetria de dados

Para cada cenário, existe uma ação a ser realizada para corrigir o problema e garantir o sucesso da importação:

• Modelo de planilha incompatível: verifique se o arquivo selecionado está correto e se segue o padrão da planilha modelo.
• Planilha ultrapassou o limite: a quantidade de dados importados ultrapassou o limite permitido. Divida as informações em mais de uma planilha e realize uma importação de cada vez.
• Não foi possível importar a planilha: tente realizar a importação novamente em alguns instantes, pois o sistema pode estar passando por instabilidade.

Substituir planilha e confirmar termos

Quando a planilha é importada com sucesso, o nome do arquivo é exibido na tela. Caso identifique que o arquivo selecionado está incorreto ou deseje substituí-lo, clique em Substituir planilha.

Para avançar, marque o checkbox de confirmação dos termos de importação, declarando ciência de que os dados importados são válidos. O botão Próximo só ficará disponível após essa ação.

Figura 6 – Planilha importada, opção de substituir e checkbox de confirmação dos termos

2. Vinculando produtos

Nesta etapa, vincule cada produto importado (curso informado na planilha) a um produto previamente cadastrado na Plataforma Meu Arco.

Selecione o curso pelo seletor ou utilize o campo de pesquisa para encontrá-lo mais rapidamente. Em seguida, escolha o período correspondente ao produto importado. Caso o curso não possua período, essa seleção não é necessária.

Exemplo: se na planilha você informou o curso Psicologia, 1º período, presencial, selecione o produto Graduação > Psicologia > Presencial e, na coluna de período, o 1º período.

Após concluir o vínculo, revise as informações e clique em Vincular para garantir que a informação foi salva.

Figura 7 – Vinculação de produtos importados aos produtos da plataforma

Quando todos os produtos estiverem vinculados, o botão Próximo será habilitado para seguir para a etapa seguinte. Caso identifique um vínculo incorreto, clique em Editar na linha do produto que deseja ajustar.

Figura 8 – Produtos vinculados e opção de edição

Caso não encontre o curso no seletor, verifique as seguintes situações:

• Variante de um curso já existente (por exemplo, Biologia Bacharelado e Biologia Licenciatura): a variante pode ainda não ter sido cadastrada. Nesse caso, realize a criação do novo produto por meio da funcionalidade Criar curso curricular.
• Curso não acordado previamente com o isaac: caso o curso não possa ser criado pela funcionalidade Criar curso curricular ou não tenha sido previamente negociado com o isaac, entre em contato com o atendimento.

3 . Visualizando alunos

Verifique se todos os alunos adicionados na planilha estão presentes na listagem exibida. Revise os alunos, cursos, bolsas integrais e possíveis pendências. No topo da página, acompanhe a quantidade de alunos prontos para importação e de alunos com pendências.

Para cada aluno, é exibido o status de importação, que pode apresentar 2 cenários:

• Pronto para importar: alunos com dados preenchidos corretamente e sem inconsistências. Serão matriculados normalmente.
• Correções pendentes: alunos com alguma inconsistência nos dados informados, seja por falta de informações obrigatórias (como CPF), valores cadastrados incorretamente (como descontos que ultrapassam o valor da parcela), alunos já cadastrados na instituição (a funcionalidade é exclusiva para novos alunos), entre outras.

Figura 9 – Listagem de alunos com status de importação

Para corrigir as pendências, você tem duas opções:

• Baixar a planilha: clique em Baixar planilha para fazer o download dos alunos com pendências. Na planilha, os campos com erro são destacados em vermelho e as inconsistências encontradas são descritas na coluna de erro, ao final da planilha. Após a correção, realize uma nova importação.
• Editar diretamente na plataforma: clique no aluno para corrigir os dados sem precisar reimportar a planilha (veja os tópicos abaixo).

Também é possível prosseguir apenas com os alunos prontos para importar. Nesse caso, marque o termo de confirmação abaixo da tabela para habilitar o botão Próximo. Somente os alunos com dados corretos serão matriculados; os alunos com pendências deverão ter seus dados corrigidos e ser importados posteriormente, em uma nova importação.

Observação: se não houver alunos com pendências, essas instruções podem ser desconsideradas.

Editar dados do aluno

Nesta tela, é possível visualizar e editar as informações cadastrais do aluno e do responsável financeiro importadas pela planilha, além de visualizar o contrato que será criado. Caso existam pendências, elas são sinalizadas e também podem ser corrigidas diretamente nesta página.

Para editar valores de mensalidade, descontos, quantidade de parcelas ou corrigir pendências do contrato, clique no ícone de ação na própria linha do contrato.

Figura 10 – Edição dos dados do aluno e do responsável financeiro

Editar contrato

Na edição do contrato, é possível alterar os valores de pré-matrícula e de mensalidade, a quantidade de parcelas e aplicar descontos integrais ou parciais. Eventuais pendências serão sinalizadas diretamente nos campos que precisam de correção.

Figura 11 – Edição do contrato do aluno

Após revisar os alunos, clique em Próximo para seguir para a última etapa.

4. Resumo

Confira a quantidade de alunos prontos para importação e o total de alunos com pendências. Os alunos que aparecem no card de pendências não serão matriculados.

Caso existam pendências, clique em Baixar planilha de correção para fazer o download da planilha contendo apenas esses alunos, corrigir as informações e realizar uma nova importação posteriormente.

Em seguida, clique em Iniciar matrículas para iniciar o processamento da importação.

Figura 12 – Resumo da importação

Atenção! nem todos os alunos prontos para importação serão necessariamente matriculados. Algumas validações adicionais são realizadas durante o processamento.

Processamento

O processamento da planilha pode levar algum tempo. Aguarde até que a mensagem de confirmação de sucesso ou de erro na importação seja exibida.

Figura 13 – Tela de processamento da importação

Finalização da importação

Conclusão com sucesso

Caso todos os alunos tenham sido matriculados com êxito, será exibida a tela de sucesso informando a quantidade total de matrículas realizadas no lote. Se preferir, também é possível iniciar uma nova importação a partir desta tela.

Figura 14 – Tela de conclusão com sucesso

Conclusão com erro parcial

Caso apenas parte dos alunos seja matriculada durante o processamento, será exibida a quantidade de matrículas realizadas com sucesso e a quantidade de alunos com pendências, que não foram matriculados.

Nessa situação, clique em Baixar planilha de correção para fazer o download da planilha contendo apenas os alunos que não puderam ser matriculados e o motivo de cada inconsistência. Após corrigir as informações, realize uma nova importação utilizando a mesma planilha de pendências que foi baixada.

Figura 15 – Tela de conclusão com erro parcial

Erro no processamento

Caso nenhum aluno tenha sido matriculado devido a inconsistências ou falhas no processamento, será exibida a tela de erro no processamento. Nesse caso, revise os dados da planilha e realize uma nova importação.