Este artigo explica, de forma detalhada e passo a passo, como funciona a criação de contratos para escolas integradas, além de esclarecer regras, cenários comuns e boas práticas para evitar erros durante o processo.
1. Quando usar a criação de contratos?
A criação de contratos é utilizada sempre que a escola precisa formalizar a cobrança de um aluno junto à Plataforma, seja para:
- Matrícula de novos alunos;
- Rematrícula de alunos já vinculados;
- Contratos anuais ou parcelados.
Para escolas integradas, a criação do contrato não acontece diretamente na Plataforma, mas sim no ERP da escola, que envia essas informações automaticamente.
2. Como funciona a criação de contratos para escolas integradas
Nas escolas integradas, a Plataforma atua como um espelho financeiro do ERP.
Fluxo resumido
- A escola cria o contrato no ERP;
- O ERP envia os dados para a Plataforma;
- A Plataforma processa o contrato e gera as parcelas;
- As cobranças ficam visíveis para a escola e para as famílias.
Importante: qualquer erro no contrato geralmente tem origem no ERP.
3. Informações obrigatórias no contrato (via ERP)
Para que o contrato seja criado corretamente, ele deve conter:
- Dados do aluno e do responsável financeiro;
- Produto corretamente configurado;
- Valor das parcelas;
- Datas de vencimento;
- Tipo de contrato (matrícula, rematrícula ou anuidade);
- Indicação de pré-matrícula/rematrícula, quando aplicável.
Se alguma dessas informações estiver incorreta ou ausente, o contrato pode:
- Não integrar;
- Integrar com valores errados;
- Ficar com parcelas em status “aguardando”.
4. Pré-matrícula e mensalidades
Como funciona
- A pré-matrícula/rematrícula representa a confirmação do vínculo do aluno;
- Normalmente é a primeira parcela do contrato;
- As mensalidades ficam vinculadas ao pagamento dessa parcela inicial.
Regras importantes
- O contrato deve conter apenas uma parcela de pré-matrícula/rematrícula;
- Não é permitido desconto de 100% nessa parcela;
- Caso o contrato venha apenas com mensalidades, elas permanecerão como “aguardando”.
5. Status das parcelas
Após a integração, as parcelas podem aparecer com diferentes status:
- Aguardando: contrato ainda não efetivado;
- Em aberto: cobrança disponível para pagamento;
- Paga: parcela quitada;
- Cancelada: parcela cancelada manualmente ou via regra.
O status depende diretamente da configuração enviada pelo ERP.
6. Contratos de rematrícula
Para rematrículas:
- O contrato deve indicar claramente o novo ano letivo;
- Deve conter parcela de rematrícula + mensalidades;
- O pagamento da rematrícula ativa o vínculo para o novo período.
Caso contrário, as parcelas podem não ser liberadas corretamente.
7. Anuidade (parcela única)
Para contratos de anuidade:
- O valor total deve ser enviado corretamente pelo ERP;
- É necessário incluir ao menos uma mensalidade simbólica (R$ 1,00);
- Após o pagamento da anuidade, essa mensalidade deve ser baixada manualmente;
- O valor de R$ 1,00 é descontado do repasse.
8. Erros comuns e como evitar
Erros mais frequentes:
- Produto incorreto no ERP;
- Ausência de parcela de pré-matrícula;
- Datas de vencimento inconsistentes;
- Criação duplicada de contratos.
Boas práticas:
- Conferir dados no ERP antes do envio;
- Validar produtos e planos de pagamento;
- Evitar ajustes manuais sem alinhamento prévio.
9. O que fazer em caso de erro?
Se identificar inconsistências:
- Verifique o contrato no ERP;
- Corrija as informações necessárias;
- Reenvie o contrato para integração;
- Caso o erro persista, acione o nosso suporte.